W związku z wykonywanymi zadaniami publicznymi organy administracji publicznej posiadają w swoich zasobach dokumenty wykorzystywane w postępowaniach przed sądami powszechnymi i administracyjnymi. Niewątpliwie przynajmniej część z tych dokumentów stanowi nośnik informacji publicznej, co otwiera możliwość podjęcia próby ich pozyskania na podstawie przepisów ustalających dostęp do informacji publicznej.

Podstawową kwestią, która podlega ocenie organu administracji publicznej na początkowym etapie rozpatrywania wniosku dostępowego, jest weryfikacja, czy wnioskowana informacja faktycznie stanowi informację publiczną. Aby to ustalić, należy odwołać się do art. 1 ust. 1 i art. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: udip).

Część z dokumentów wykorzystywanych lub tworzonych w ramach rozpatrywania spraw przed sądami powszechnymi oraz administracyjnymi zawiera informację publiczną lub nawet stanowi taką informację. To ostatnie stwierdzenie dotyczy dokumentów urzędowych w rozumieniu art. 6 ust. 2 udip, które podlegają udostępnieniu zarówno w formie, jak i treści. Można do nich zaliczyć orzeczenia sądów powszechnych, Sądu Najwyższego, sądów administracyjnych, sądów wojskowych, Trybunału Konstytucyjnego i Trybunału Stanu, na co wprost wskazuje art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a udip. Obejmuje to również sporządzone później uzasadnienie wyroku sądu powszechnego (zob. wyrok NSA z 22 czerwca 2022 r., III OSK 5071/21). Niewątpliwie zatem rozstrzygnięcie kończące postępowanie w sprawie, np. wyrok, postanowienie, nakaz zapłaty, jest nośnikiem informacji publicznej, który jako dokument urzędowy można udostępnić w zakresie treści i formy.

Waloru dokumentu urzędowego nie mają natomiast zwykle inne dokumenty znajdujące się w aktach sprawy, choć nie oznacza to, że ich treść nie stanowi informacji publicznej. Z pewnością akta postępowania sądowego, których kopia znajdowałaby się w posiadaniu organu (np. w odpisach, fotokopii), nie stanowią jako całość informacji publicznej (zob. wyrok WSA w Warszawie z 17 stycznia 2020 r., II SAB/Wa 702/19), choć informację mogą zawierać już konkretne dokumenty (karty) akt postępowania. Co do zasady, uznaje się, że pismo inicjujące postępowanie sądowe, np. pozew, apelacja, skarga, skarga na bezczynność, nie może zostać pozyskane w trybie dostępu do informacji publicznej, nawet jeśli postępowanie przed sądem zostało zainicjowane przez organ administracji publicznej (zob. wyrok NSA z 14 lipca 2020 r., I OSK 1610/19). Tej oceny nie zmienia fakt, że organ administracji pblicznej sporządził taki dokument w ramach swoich obowiązków ustawowych lub na zlecenie opłacone ze środków publicznych. Podobnie nośnikiem informacji publicznej nie są pisma składane przez organ administracji publicznej (np. burmistrza) działający w imieniu strony (np. gminy), które zawierają oświadczenia procesowe. Takiego charakteru nie ma także opinia biegłego sporządzona na użytek konkretnego postępowania sądowego. Opinia jest szczególnym dokumentem, który może wywołać określone skutki w sferze faktów pomiędzy stronami postępowania sądowego (zob. wyrok NSA z 12 kwietnia 2023 r., III OSK 2886/21). Nośnikiem informacji publicznej będzie z kolei protokół dokumentujący przebieg rozprawy przed sądem powszechnym, który dodatkowo w orzecznictwie kwalifikowany jest nawet jako dokument urzędowy (zob. wyrok WSA w Krakowie z 29 listopada 2023 r., II SAB/Kr 201/23).

Posiadanie nośnika informacji

Ustawodawca powiązał obowiązek udostępnienia informacji publicznej z faktem jej posiadania. Zgodnie z art. 4 ust. 3 udip do udostępnienia informacji są zobowiązane podmioty dysponujące informacją publiczną.

Zobowiązanie do rozpoznania wniosku dostępowego i ewentualnego udostępnienia informacji nie zostało w żaden sposób połączone z faktem wytworzenia informacji (sporządzenia nośnika informacji). Oznacza to, że do udostępnienia będzie zobowiązany także ten podmiot, który przy okazji pozyskał określoną informację, np. jako strona postępowania sądowego. Natomiast organ nie ma obowiązku zdobycia informacji od podmiotu, który ją ma, po to, aby móc ją później udostępnić w trybie wnioskowym (zob. wyrok NSA z 10 maja 2023 r., III OSK 174/22). Dlatego w przypadku skierowanego do organu wniosku o udostępnienie informacji znajdującej się w aktach postępowania sądowego, którego ten organ jest stroną, nie jest zasadne korzystanie z prawa dostępu do akt postępowania dla uzyskania tej informacji i jej przekazania wnioskodawcy. Wówczas należy w drodze czynności materialno-technicznej poinformować wnioskodawcę, że adresat wniosku dostępowego nie ma w swoich zasobach poszukiwanej informacji, a w celu jej ewentualnego zdobycia należy zwrócić się do właściwego sądu powszechnego lub administracyjnego.

Posiadanie, które jest warunkiem powstania obowiązku udostępnienia informacji publicznej, powinno dotyczyć podmiotu zobowiązanego do udostępnienia informacji, którą ten podmiot posiada w związku z wykonywaniem ustawowych kompetencji lub zarządzaniem majątkiem publicznym. Nie jest możliwe pozyskanie od organu władzy informacji publicznej dotyczącej konkretnych dokumentów sądowych, które ewentualnie posiada osoba piastująca funkcję jednoosobowego organu władzy w związku ze swoją osobistą sytuacją procesową, nawet jeśli ta sytuacja jest powiązana z wykonywaniem władzy publicznej. Przykładowo, wniosek o udostępnienie informacji publicznej skierowany do organu gminy w zakresie udostępnienia treści aktu oskarżenia skierowanego przeciwko wójtowi nie jest skuteczny, jeśli odpis tego aktu posiada sam wójt w związku z występowaniem w sprawie w charakterze oskarżonego. W takim przypadku nie można bowiem ocenić, że to organ gminy jest w posiadaniu nośnika informacji, lecz posiada go wyłącznie osoba fizyczna piastująca funkcje organu.

Odrębny tryb dostępu oraz ograniczenie prawa do informacji

Jeśli wnioskowana informacja z dokumentów sądowych znajdujących się w posiadaniu organu jest informacją publiczną i działania wnioskodawcy nie wykazują cech nadużycia prawa, nie oznacza to jeszcze obowiązku jej udostępnienia. Przed udostępnieniem należy rozważyć, czy nie istnieją przepisy szczególne regulujące dostęp do informacji, które zgodnie z art. 1 ust. 2 udip miałyby pierwszeństwo przed tą ustawą.

Jako przykład można podać formę aktu notarialnego, którego udostępnianie bez względu na to, czy dokument ten zawiera informację publiczną oraz czy jego odpis został złożony do akt postępowania sądowego, nie jest możliwe w trybie udip (zob. wyrok NSA z 5 kwietnia 2023 r., III OSK 1999/21). W takim przypadku również w formie czynności materialno-technicznej należy poinformować wnioskodawcę o konieczności zastosowania innej ustawy, aby móc pozyskać określone dane. W ten sam sposób należy zakończyć postępowanie dostępowe, jeśli z wnioskiem zwróciłaby się strona postępowania sądowego i wniosek ten dotyczyłby dokumentu znajdującego się w aktach tego postępowania. Właściwe ustawy procesowe odrębnie regulują dostęp do dokumentów znajdujących się w aktach postępowania dla stron tego postępowania. Wreszcie mogą istnieć podstawy do ograniczenia prawa do informacji publicznej znajdującej się w posiadanym przez organ dokumencie sądowym. Podstawą takiego ograniczenia może być wzgląd na inne tajemnice ustawowo chronione, do czego wprost odwołuje się art. 5 ust. 1 udip. Przykładem takiej tajemnicy może być tajemnica radcowska czy adwokacka.

Częściej jednak podstawy do ograniczenia prawa do informacji będą wynikały z art. 5 ust. 2 udip, który nakazuje chronić prywatność osób fizycznych i zastrzeżoną przez przedsiębiorcę tajemnicę przedsiębiorcy. Dotyczy to zwłaszcza prywatności osób fizycznych, których ochrona nie wymaga tego, żeby zainteresowana osoba wyartykułowała chęć pozostawienia dotyczących jej danych w poufności. Dlatego nawet w przypadku udostępnienia dokumentu urzędowego, jakim jest orzeczenie sądowe wydane w postępowaniu, w którym dysponent informacji był stroną, konieczne jest zadbanie, aby poprzez udostępnienie nie doszło do ujawnienia danych innych stron w zakresie naruszającym ich prywatność.

Autor

Kazimierz Pawlik

Autor jest radcą prawnym, wykładowcą akademickim na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie.